Р!
А
Б
В
Г
Д
Е
Ж
З
И
К
Л
М
Н
О
П
Р
С
Т
Ф
Х
Ц
Ч
Ш
Ю
Я
#
БЛОГИ

Как не сесть в лужу, организуя мероприятие

Здравствуйте! Меня зовут Влад Сапунов и вот уже 5 лет я выступаю в качестве ведущего различных мероприятий. Успел поработать клубным МС, журналистом на ТВ, вёл программы на радио, выступал на различных шоу и, пожалуй, сегодня можно сказать, что я состоялся именно как шоумен. Сегодня я — совладелец компании, которая специализируется на проведении и организации событий. И меня попросили поделиться личным опытом в этой сфере.

Когда мероприятие прошло отлично, то об организаторе никто и не вспоминает. Если же вы пару раз упомянули о нём в ходе события, то значит, где-то не доработали. Как же быть этим закулисным молодцом? Попробую ответить ниже. Итак, поехали!

Первое, с чем пришлось попрощаться в этой работе – это доверие. Хоть у нас небольшой город и многие отношения строятся на дружбе, но работа – есть работа. Поэтому важный аспект – это договоры со всеми подрядчиками, кем бы они вам ни приходилось. Контролируйте работу подрядчиков в разные отрезки времени до дня реализации проекта. Если по факту контроля ничего не было готово, то у вас есть время повлиять на работу этого подрядчика или отказаться от него в пользу другого. Если вы не держите руку на пульсе всё это время, то повлиять ни на что ко дню мероприятия вы уже не в силах. Вы должны знать все детали – как выглядит оформление, из чего состоят номера артистов, в чём они будут, что будет в меню, каково это на вкус, что параллельно с этим происходит в городе и т.д. Общая картина в голове складывается лишь при полноте информации. Видели бы вы лица организаторов, когда мероприятие собирается у них на глазах в положенный день из неизвестных им ранее деталей.

Не путайте «знать» и «делать». Если вы начинаете делать всё своими руками, то у нас получается команда работников и старший работник, ну и ноль руководителей. Маловато для успеха проекта. Не занимайте своё время рутиной, погрязнете в суете – упустите важное! Продумайте концепцию, логистику, тайминг и, конечно, запасной план!

Ищите мины. Уверяю вас, если вы организовали мероприятие, и всё выглядит идеально – значит, вас ждёт не один шанс подорваться. Здесь не обойтись без хорошей доли занудства. Попробуйте проиграть в голове или прямо на площадке действия ваших гостей — с чем они могут столкнуться? Вариантов может быть масса, правда? А теперь представьте, что вы сейчас прошли только по одной линии мероприятия – движения гостей. Ещё параллельно с ней могут быть, к примеру, линии шоу-программы, кейтеринга,и всё это нуждается в детальной проработке! #ВниманиеКМелочам!

Человек-оркестр. Это человек, который умеет и сделает всё. И организует, и скоординирует, а также проведёт и сделает ряд отличных снимков в перерывах между своими лучшими песнями. Бойтесь таких работников и задумайтесь, если узнали в нём себя. Когда я организую мероприятие, то к его началу перечень моих дел на нём равен нулю. Ведь если что-то пойдёт не так (любой форс-мажор, сложность у гостя, артиста и т.д. ), у меня будет возможность решить этот вопрос. С этой задачей также может справиться компетентный координатор, посвящённый во все тонкости события.

Соблюдайте хладнокровие. Представьте организатора, на чьём лице отображена вся паника мира. Представьте, как он носится по этажам/кулуарам/концертному залу.

В этот момент всем, включая работников и гостей мероприятия понятно, что лёд, если и не тронется, то тотчас пойдёт ко дну. Не выдавайте себя. Взвешено подумайте, как можно выйти из этой ситуации. На одном из наших мероприятий вырубило свет. Я знал, что один из артистов хорошо играет на гитаре, а гитару заприметил в соседнем заведении, где так же электричеством и не пахло. В итоге мы сделали акустическое караоке на приз часа земли, ведя к тому, что существует такая акция, когда на час отключают свет во всём мире, и так случилось, что и мы волей-неволей стали частью этого действа.

Мероприятие вокруг клиента/события. Порой за красотой и помпезностью события теряется его ценность – а чего собрались-то? Что празднуем? Кого чествуем? Не нужно забывать, что невероятное оформление, крутая группа и прочее – это всё сопутствует событию, а не является в нём главной частью.

У кого карман шире. Некоторые организаторы и подрядчики не имеют чёткого прайса, которого они придерживаются. Пример нередкого диалога:
— Сколько возьмёшь за работу?
— А кто за клиент?

То есть, чем крупнее рыбка, тем больше горят глаза на нём «навариться». Это путь в никуда. У нас есть клиенты, с которыми мы работаем уже несколько лет и, на мой взгляд, один из залогов этого – открытость в финансовых вопросах. Если компания честно указывает организаторский % и не накручивает процент на подряд – это показатель грамотного подхода к процессу. Просите честных цен!

Жизнь после мероприятия. О чудо – она есть! Нельзя забывать о том, что впечатление обо всём событии, которое готовилось не один месяц и шло целую неделю, может быть испорчено финальным аккордом. На моей памяти такой аккорд был на одном из Московских форумов, когда мы отработали три долгих дня, а потом нам объявили о вечеринке для всех участников, многие из которых иногородние. Вот только транспорт для нас не подготовили. А сама вечеринка была крутая – крутое место, персонал приятный, гостей только не было, а так — супер.

А на Питерской конференции по организации и продвижению открытых мероприятий Sold Out 2017 сложилось впечатление, что организаторы не то, что продумали, а знали всё наперед. В момент, когда сгорел один из проекторов – новый стоял там уже в течение 5 минут. А по факту окончания на мою электронную почту уже пришли упакованные информационные бонусы. Просто так – приятно.

Давайте разберём отдельные примеры.

Предложение руки и сердца. Если вы хотите сделать предложение руки и сердца так, чтобы удивить свою возлюбленную, то самая большая ошибка – это идти по протоптанным путям: ресторан, свидание на крыше, кинотеатр – варианты устаревшие. Когда девушка собирается куда-нибудь на свидание на вашу важную дату отношений – это тоже создает у неё определенные ожидания, отсутствует сама суть сюрприза. Превратите обычный день в один из самых счастливых в её жизни! Креативьте да не перекреативьте!

Когда я слышал от мужчин идеи, как они хотят сделать предложение, я думал – как хорошо, что вы обратились к нам, а не сделали это самолично. Кольцо в испеченном им торте (похоже на напильник в сдобе) или, например, когда девушку (потенциальную невесту) крадут, кладут в багажник, везут в лес, говорят – копай, а потом – шутка, не копай, выходи за меня. Девушка, если и скажет «да» в таком случае, то скорей всего «Да, ваша честь, это он». Это реальные примеры, с которыми приходилось встречаться. Совет – вы знаете её детскую мечту? Вдруг её можно воплотить в рамках этого дня? Подумайте об этом.

Корпоративное мероприятие. Предположим, что вы отдел кадров или маркетинга, и на ваши плечи взвали сделать праздник компании. Идеальный вариант – это отдать мероприятие на аутсорс, чтобы его сделали под ключ качественно и не отрывали сотрудников компании от их основных обязанностей. Но если вы заказали мероприятие, как говорится «под ключ», это не означает, что вы в этом не будете задействованы. Объясню, что я имею ввиду. Чтобы мероприятие получилось не шаблонное, оно должно отталкиваться от корпоративной жизни компании и людей, которые в ней работают. Если к вам приходит подрядчик и сразу предлагает вам готовые решения/сценарии, то скорее всего, это сто раз обкатанные ходы, которые не претендуют ни на уникальность, ни на какое-то отношение персонально к вашей компании. Обычно первая встреча ознакомительного характера, мы получаем информацию, узнаём о жизни компании, затем формируется презентация и примерная смета, потом заключение договора и в этот момент обсуждается план встреч, на которых утверждаются отдельные детали события.

К слову, сейчас тренд на тимбилдинг в качестве корпоративных мероприятий, а не стандартный вариант банкет + программа. Хотя, здесь, наверное, на вкус и цвет.

Но можно делать крутые мероприятия прямо в стенах компаний. Тут мы превращали обычный день сотрудниц ТТК в праздник и началось всё с того, что единовременно по этажам зазвучала музыка, а гостей в концертный зал приглашали мимы.

Следующий случай – это юбилей у начальника и надо «ну, чтобы красиво было». Вот тут может быть просто калейдоскоп из ошибок, но хочу остановить внимание на двух. Если это будет в формате банкета в ресторане, то одна из ошибок – это ломящиеся от еды столы. Есть определенный коэффициент расчет еды на одного человека в зависимости от продолжительности мероприятия. В итоге столы завалены, деньги потрачены и всё выглядит довольно небрежно, очень много остается, разумеется, теряя свой вкус. То же и с алкоголем. Второй момент – это перенасыщение программы, артист за артистом, коллектив за коллективом и в итоге получается концерт. А хуже всего то, что за этим концертом теряется главное – почему собрались-то? Кто главная звезда вечера? – юбиляр! И внимание должно быть посвящено ему. Это относится ко всем личным праздникам.

Открытие торгового центра или высокобюджетный личный праздник. Здесь поговорим о том случае, когда хотят привезти звезду. Здесь есть хорошее поле, чтобы спустить бюджет. Недавно нам нужно было привезти известного актёра в качестве ведущего одно крупного мероприятия. Нам сказали, что мы вот договорились предварительно – 400 тысяч. Мы звоним им, нам тоже говорят 400, связываемся с другим подрядчиком 280, с третьим – 250, четвёртым – 200, в итоге нашли выход на его концертного директора – в Читу он вовсе не приедет, занят до сентября. Следующий момент – это выполнение технического райдера мероприятия, вы разбираетесь в звуковой и световой технике? Скорей всего нет, поэтому есть шанс либо не выполнить его, либо взять значительно больше нужного и понести лишние затраты. И, конечно, на встречу артистов нужно личное время, транспорт, помощь при возникающих вопросах.

Стоимость мероприятия. Мероприятие может стоить от 25 рублей, если вам достаточно просто постоять с шариком в руках, до всех денег мира, если это мероприятие по пересчёту всех денег мира. Обычно комиссия агентства составляет 10-15% от сметы или минимальную фиксированную ставку. Старт цены ведущих в нашем городе идет от 1000/час, средняя часовая цена в пределах 2000—3000, ну и 3000+. При этом стоимость меняется в зависимости от мероприятия – концерт это или свадьба. Если концерт, то сколько репетиций и т.д. Плюс работы со ивент-специалистом в том, что он лучше знает, какой ведущий подойдёт к конкретному мероприятию. Световые и звуковые решения принимаются от размера площадки, но могут начинаться ~ от 5000 рублей. Шоу-номера берут своё начало от 1000—2000 (за 1 номер), верхняя планка не определена – может быть и 20-30-50 тысяч рублей (если это местный коллектив) и несколько сотен за привозного артиста. Если вы находите кратно меньшую цену, чем средняя по рынку – скорей всего, это новички или «человек оркестр». Поэтому и цена. Отсюда и качество. Недавно видел, как один тамада (не путать с ведущим!) кричала «горько» и сама же фотографировала это действие. Жаль, не могу это забыть… не могу…

К слову, адекватные фотографии можно увидеть уже от 1000 в час, средняя часовая цена на классные снимки 2000—3000+. Я понимаю, что молодым талантам нужно расти, но нет смысла в том, чтобы брать дешевого фотографа на весь день – проще вообще его не заказывать. Ведь количество годных кадров его работы за это время будет стремиться к нулю. Лучше взять хорошего фотографа на меньшее время и при этом получить отличные снимки. Средний чек на ресторан у нас в городе ~ 2000 ну и ±500 в зависимости от заведения, а кейтеринг от 500-700 на человека. Это те цены, которыми клиенты интересуются в первую очередь. Остальное зависит от цели и концепции мероприятия. Если интересно — можете спросить у меня лично.

Ярких вам событий!

НазадВперёд
24 отзыва
После нажатия на кнопку «Добавить», на E-mail или по SMS будет выслан код подтверждения. Или авторизуйтесь обычным образом или через соцсети (кликнув на иконку соцсети над формой)(кликнув на иконку соцсети слева).
Для публикации комментария требуется авторизация на портале или подтверждение указанного e-mail. Введите код, отправленный вам на e-mail

Основное сообщение

Вспомогательное сообщение

Перетащите файлы сюда

НазадДобавить
  • Отзывы
  • Правила
Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Хороший тамада. И конкурсы интересные.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Ага, одни люди с высшим образованием развлекают других людей с высшим образованием.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Не до шоу и клоунов!

Жрать народу нечего!

Скоро на площади будет шоу!

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

не о чем!Идите в колхоз картоху садить!

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Ни о чем пишется через "и". Кому там ещё в колхоз надо?))

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

— Сколько возьмёшь за работу?

— А кто за клиент?

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

мне Влад Сапунов как ведущий понравился!

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Нам тоже. Только вот в организаторы переходит. Хотели его на Новый год забронировать корпоративы - не взял(

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Несколько раз была на мероприятиях Влада, мне вообще не понравился стиль его ведения. (Не мне одной, с тех мероприятий) Не чувствует публику, шутки которые понятны только ему. Пусть лучше организует, чем ведет, надеюсь это у него получится лучше. А ведение оставит другим людям. Благо у нас в Чите такие есть.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Влад один из лучших в Чите. Понятия не имею, кто мог написать такое. Даже обидно что у него есть такое злопыхатели. Ведёт все мероприятия у нас и друзей. Хотели заказать у него свадьбы друзьям , так ещё в апреле не смогли - все занято, а это о чем-то да говорит. Влад, не слушай никого! Ты на расхват и нам будет очень жаль, если ты совсем уйдёшь в организаторы

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Если Влад один из лучших и все у него расписано на год вперед, то для чего эта рекламная статья здесь?

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

А где тут реклама ведущего? Человек уже состоялся в этой сфере-занимает новую. Поддержу остальных - Влад, не обращай внимание ни на кого. Чем ты будешь успешнее тем больше предстоит встретить завистников.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Где реклама, говорите? В перовм же предложении "Здравствуйте! Меня зовут Влад Сапунов.." Какие завистники, чему завидовать? У хорошего печника/сантехника/мебельщика/фотографа и тд с заказами проблем нет, они статьи с упоминанием собственного имени не публикуют.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Добрый вечер. Я прекрасно понимаю, что здесь будут критики - это ваше право и вкус оценивать все, что я делаю в плане бизнеса и творчества, есть люди, которые наоборот вступаются за меня потому, что им это по вкусу. Признаю право первых и благодарю вторых за ваши слова, ноне нужно устраивать войну комментариев - данный материал служит помощью тем, кто желает сделать своё мероприятие. Буду счастлив если он кому-нибудь поможет. Боагодарю за прочтение) отдельные орг. вопросы можете задать мне лично)

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Влад, да не обращайте внимание.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Влад - самый интеллектуальный , самый воспитанный , самый весёлый ведущий города ! 100% проверили , доверив ему вести наш дебют на большой сцене ! Мы хотели живого общения с одновременно 750 людьми в зале ! И у Влада это получилось очень круто ! Спасибо тебе и большого роста и процветания ! М F .

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Хороший ведущий на самом деле! Была я на этом специфическом мероприятии - дебюте МФ (если учесть, что артисты непрофессионалы-довольно неплохо, пусть развиваются) Без такого ведущего было бы туговато.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Влад то может быть и ничего, а magic fire show - очень слабое выступление было.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

А я вообще не знаю кто это такой, все мероприятия справляем своим кругом и не нуждаемся в постороннем человеке на нашем празднике жизни!

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

ну и барабан тебе на шею

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Ой, да заставьтесь минусов вы. Ну можете развлекать толпу народа- молодцы!

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Радует одно. Проведение праздников постепенно перетекает в руки к молодым и подготовленным ведущим. Речь сейчас не о Сапунов, а о тенденции в общем. Как вспомню конец 90-х - начало 2000-х аж передергивает от тех "тамадов"! Все поголовно повылазили бабло грести с должностей культоргов, из образования - культучилище в лучшем случае, гонору - выше крыши, конкурсы на мероприятиях - из пионерских утренников.

Сейчас с этим попроще, единственное - дорого.

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Вот это точно! Только конкурсы свадебные у таких ведущих были явно не из пионерских лагерей. Наипошлейшие, вульгарные, примитивные. Музыка была под стать. Сердючка, Фристайл и "снова седая ночь". И обязательный атрибут - певец ртом в кожаной жилетке за синтезатором)))))

Модерация
Комментарий заминусован посетителями. (показать)

Скоморохи кругом.