Как не сесть в лужу, организуя мероприятие

Здравствуйте! Меня зовут Влад Сапунов и вот уже 5 лет я выступаю в качестве ведущего различных мероприятий. Успел поработать клубным МС, журналистом на ТВ, вёл программы на радио, выступал на различных шоу и, пожалуй, сегодня можно сказать, что я состоялся именно как шоумен. Сегодня я - совладелец компании, которая специализируется на проведении и организации событий. И меня попросили поделиться личным опытом в этой сфере.

Когда мероприятие прошло отлично, то об организаторе никто и не вспоминает. Если же вы пару раз упомянули о нём в ходе события, то значит, где-то не доработали. Как же быть этим закулисным молодцом? Попробую ответить ниже. Итак, поехали!

Первое, с чем пришлось попрощаться в этой работе – это доверие. Хоть у нас небольшой город и многие отношения строятся на дружбе, но работа – есть работа. Поэтому важный аспект – это договоры со всеми подрядчиками, кем бы они вам ни приходилось. Контролируйте работу подрядчиков в разные отрезки времени до дня реализации проекта. Если по факту контроля ничего не было готово, то у вас есть время повлиять на работу этого подрядчика или отказаться от него в пользу другого. Если вы не держите руку на пульсе всё это время, то повлиять ни на что ко дню мероприятия вы уже не в силах. Вы должны знать все детали – как выглядит оформление, из чего состоят номера артистов, в чём они будут, что будет в меню, каково это на вкус, что параллельно с этим происходит в городе и т.д. Общая картина в голове складывается лишь при полноте информации. Видели бы вы лица организаторов, когда мероприятие собирается у них на глазах в положенный день из неизвестных им ранее деталей.

Не путайте «знать» и «делать». Если вы начинаете делать всё своими руками, то у нас получается команда работников и старший работник, ну и ноль руководителей. Маловато для успеха проекта. Не занимайте своё время рутиной, погрязнете в суете – упустите важное! Продумайте концепцию, логистику, тайминг и, конечно, запасной план!

Ищите мины. Уверяю вас, если вы организовали мероприятие, и всё выглядит идеально – значит, вас ждёт не один шанс подорваться. Здесь не обойтись без хорошей доли занудства. Попробуйте проиграть в голове или прямо на площадке действия ваших гостей - с чем они могут столкнуться? Вариантов может быть масса, правда? А теперь представьте, что вы сейчас прошли только по одной линии мероприятия – движения гостей. Ещё параллельно с ней могут быть, к примеру, линии шоу-программы, кейтеринга ,и всё это нуждается в детальной проработке! #ВниманиеКМелочам!

Человек-оркестр. Это человек, который умеет и сделает всё. И организует, и скоординирует, а также проведёт и сделает ряд отличных снимков в перерывах между своими лучшими песнями. Бойтесь таких работников и задумайтесь, если узнали в нём себя. Когда я организую мероприятие, то к его началу перечень моих дел на нём равен нулю. Ведь если что-то пойдёт не так (любой форс-мажор, сложность у гостя, артиста и т.д.), у меня будет возможность решить этот вопрос. С этой задачей также может справиться компетентный координатор, посвящённый во все тонкости события.

Соблюдайте хладнокровие. Представьте организатора, на чьём лице отображена вся паника мира. Представьте, как он носится по этажам/кулуарам/концертному залу.

В этот момент всем, включая работников и гостей мероприятия понятно, что лёд, если и не тронется, то тотчас пойдёт ко дну. Не выдавайте себя. Взвешено подумайте, как можно выйти из этой ситуации. На одном из наших мероприятий вырубило свет. Я знал, что один из артистов хорошо играет на гитаре, а гитару заприметил в соседнем заведении, где так же электричеством и не пахло. В итоге мы сделали акустическое караоке на приз часа земли, ведя к тому, что существует такая акция, когда на час отключают свет во всём мире, и так случилось, что и мы волей-неволей стали частью этого действа.

Мероприятие вокруг клиента/события. Порой за красотой и помпезностью события теряется его ценность – а чего собрались-то? Что празднуем? Кого чествуем? Не нужно забывать, что невероятное оформление, крутая группа и прочее – это всё сопутствует событию, а не является в нём главной частью.

У кого карман шире. Некоторые организаторы и подрядчики не имеют чёткого прайса, которого они придерживаются. Пример нередкого диалога:

- Сколько возьмёшь за работу?

- А кто за клиент?

То есть, чем крупнее рыбка, тем больше горят глаза на нём «навариться». Это путь в никуда. У нас есть клиенты, с которыми мы работаем уже несколько лет и, на мой взгляд, один из залогов этого – открытость в финансовых вопросах. Если компания честно указывает организаторский % и не накручивает процент на подряд – это показатель грамотного подхода к процессу. Просите честных цен!

Жизнь после мероприятия. О чудо – она есть! Нельзя забывать о том, что впечатление обо всём событии, которое готовилось не один месяц и шло целую неделю, может быть испорчено финальным аккордом. На моей памяти такой аккорд был на одном из Московских форумов, когда мы отработали три долгих дня, а потом нам объявили о вечеринке для всех участников, многие из которых иногородние. Вот только транспорт для нас не подготовили. А сама вечеринка была крутая – крутое место, персонал приятный, гостей только не было, а так - супер.

А на Питерской конференции по организации и продвижению открытых мероприятий Sold Out 2017 сложилось впечатление, что организаторы не то, что продумали, а знали всё наперед. В момент, когда сгорел один из проекторов – новый стоял там уже в течение 5 минут. А по факту окончания на мою электронную почту уже пришли упакованные информационные бонусы. Просто так – приятно.

Давайте разберём отдельные примеры.

Предложение руки и сердца. Если вы хотите сделать предложение руки и сердца так, чтобы удивить свою возлюбленную, то самая большая ошибка – это идти по протоптанным путям: ресторан, свидание на крыше, кинотеатр – варианты устаревшие. Когда девушка собирается куда-нибудь на свидание на вашу важную дату отношений – это тоже создает у неё определенные ожидания, отсутствует сама суть сюрприза. Превратите обычный день в один из самых счастливых в её жизни! Креативьте да не перекреативьте!

Когда я слышал от мужчин идеи, как они хотят сделать предложение, я думал – как хорошо, что вы обратились к нам, а не сделали это самолично. Кольцо в испеченном им торте (похоже на напильник в сдобе) или, например, когда девушку (потенциальную невесту) крадут, кладут в багажник, везут в лес, говорят – копай, а потом – шутка, не копай, выходи за меня. Девушка, если и скажет «да» в таком случае, то скорей всего «Да, ваша честь, это он». Это реальные примеры, с которыми приходилось встречаться. Совет – вы знаете её детскую мечту? Вдруг её можно воплотить в рамках этого дня? Подумайте об этом.

Корпоративное мероприятие. Предположим, что вы отдел кадров или маркетинга, и на ваши плечи взвали сделать праздник компании. Идеальный вариант – это отдать мероприятие на аутсорс, чтобы его сделали под ключ качественно и не отрывали сотрудников компании от их основных обязанностей. Но если вы заказали мероприятие, как говорится «под ключ», это не означает, что вы в этом не будете задействованы. Объясню, что я имею ввиду. Чтобы мероприятие получилось не шаблонное, оно должно отталкиваться от корпоративной жизни компании и людей, которые в ней работают. Если к вам приходит подрядчик и сразу предлагает вам готовые решения/сценарии, то скорее всего, это сто раз обкатанные ходы, которые не претендуют ни на уникальность, ни на какое-то отношение персонально к вашей компании. Обычно первая встреча ознакомительного характера, мы получаем информацию, узнаём о жизни компании, затем формируется презентация и примерная смета, потом заключение договора и в этот момент обсуждается план встреч, на которых утверждаются отдельные детали события.

К слову, сейчас тренд на тимбилдинг в качестве корпоративных мероприятий, а не стандартный вариант банкет + программа. Хотя, здесь, наверное, на вкус и цвет.

Но можно делать крутые мероприятия прямо в стенах компаний. Тут мы превращали обычный день сотрудниц ТТК в праздник и началось всё с того, что единовременно по этажам зазвучала музыка, а гостей в концертный зал приглашали мимы.

Следующий случай – это юбилей у начальника и надо «ну, чтобы красиво было». Вот тут может быть просто калейдоскоп из ошибок, но хочу остановить внимание на двух. Если это будет в формате банкета в ресторане, то одна из ошибок – это ломящиеся от еды столы. Есть определенный коэффициент расчет еды на одного человека в зависимости от продолжительности мероприятия. В итоге столы завалены, деньги потрачены и всё выглядит довольно небрежно, очень много остается, разумеется, теряя свой вкус. То же и с алкоголем. Второй момент – это перенасыщение программы, артист за артистом, коллектив за коллективом и в итоге получается концерт. А хуже всего то, что за этим концертом теряется главное – почему собрались-то? Кто главная звезда вечера? – юбиляр! И внимание должно быть посвящено ему. Это относится ко всем личным праздникам.

Открытие торгового центра или высокобюджетный личный праздник. Здесь поговорим о том случае, когда хотят привезти звезду. Здесь есть хорошее поле, чтобы спустить бюджет. Недавно нам нужно было привезти известного актёра в качестве ведущего одно крупного мероприятия. Нам сказали, что мы вот договорились предварительно – 400 тысяч. Мы звоним им, нам тоже говорят 400, связываемся с другим подрядчиком 280, с третьим – 250, четвёртым – 200, в итоге нашли выход на его концертного директора – в Читу он вовсе не приедет, занят до сентября. Следующий момент – это выполнение технического райдера мероприятия, вы разбираетесь в звуковой и световой технике? Скорей всего нет, поэтому есть шанс либо не выполнить его, либо взять значительно больше нужного и понести лишние затраты. И, конечно, на встречу артистов нужно личное время, транспорт, помощь при возникающих вопросах.

Стоимость мероприятия. Мероприятие может стоить от 25 рублей, если вам достаточно просто постоять с шариком в руках, до всех денег мира, если это мероприятие по пересчёту всех денег мира. Обычно комиссия агентства составляет 10-15% от сметы или минимальную фиксированную ставку. Старт цены ведущих в нашем городе идет от 1000/час, средняя часовая цена в пределах 2000-3000, ну и 3000+. При этом стоимость меняется в зависимости от мероприятия – концерт это или свадьба. Если концерт, то сколько репетиций и т.д. Плюс работы со ивент-специалистом в том, что он лучше знает, какой ведущий подойдёт к конкретному мероприятию. Световые и звуковые решения принимаются от размера площадки, но могут начинаться ~ от 5000 рублей. Шоу-номера берут своё начало от 1000-2000 (за 1 номер), верхняя планка не определена – может быть и 20-30-50 тысяч рублей (если это местный коллектив) и несколько сотен за привозного артиста. Если вы находите кратно меньшую цену, чем средняя по рынку – скорей всего, это новички или «человек оркестр». Поэтому и цена. Отсюда и качество. Недавно видел, как один тамада (не путать с ведущим!) кричала «горько» и сама же фотографировала это действие. Жаль, не могу это забыть… не могу…

К слову, адекватные фотографии можно увидеть уже от 1000 в час, средняя часовая цена на классные снимки 2000-3000+. Я понимаю, что молодым талантам нужно расти, но нет смысла в том, чтобы брать дешевого фотографа на весь день – проще вообще его не заказывать. Ведь количество годных кадров его работы за это время будет стремиться к нулю. Лучше взять хорошего фотографа на меньшее время и при этом получить отличные снимки. Средний чек на ресторан у нас в городе ~ 2000 ну и +-500 в зависимости от заведения, а кейтеринг от 500-700 на человека. Это те цены, которыми клиенты интересуются в первую очередь. Остальное зависит от цели и концепции мероприятия. Если интересно - можете спросить у меня лично.

Ярких вам событий!